การประชุมเชิงปฏิบัติการ เพื่อแสวงหาอนาคตร่วมกัน Future Search Conference (FSC)

Future Search Conference หรือการประชุมเพื่อค้นหาอนาคต เป็นเครื่องมือ หรือเทคนิคการประชุมแบบมีส่วนร่มที่เพิ่งมีการนำมาใช้ในสั้งคมไทยไม่นานนัก และยังใช้กันอยู่ในวงจำกัด การค้นหาอนาคต คืออะไร

การค้นหาอนาคต เป็นเทคนิคในการพัฒนาองค์กรที่ใช้การมีส่วนร่วมของคนในองค์กร ค้นหาอนาคตขององค์กรตัวเอง
จุดมุ่งหมายของการจัดประชุมเพื่อค้นหาอนาคตคืออะไร จุดมุ่งหมายคือ เพื่อหาเป้าหมายร่วมขององค์กร และพัฒนายุทธศาสตร์เพื่อนำไปสู่เป้าหมายนั้น ลักษณะการประชุมเป็นอย่างไร

การประชุมเพื่อค้นหาอนาคต ปกติใช้เวลา 2-3 วัน จำนวนคนที่พอเหมาะ ประมาณ 50-60 คน กระบวนการประชุม จะเริ่มจากการสนับสนุนให้เผู้เข้าร่วมประชุมได้ย้นกลับไปตรวจสอบและค้นหาอดีต ปัจจุบัน และอนาคต ของสังคมโลก ประเทศ องค์กร และตัวผู้เข้าร่วมประชุมเอง เพื่อเชื่อมให้เห็นเห้นพลัง และความสัมพันธ์ของการเปลี่ยนแปลงของสำพสิ่งที่เกียวโยงกันอยู่

สุดท้ายการประชุมจะมุ่งไปที่แผนยุทธศาสตร์สำหรับอนาคตขององค์กร
ข้อมูลที่ใช้เพื่อวางแผนยุทธศาสตร์นั้น ก็ได้จากผู้เข้าร่วมประชุมซึ่งเแบ่งเป็นกลุ่มย่อย ช่วยกันหาประสบการณ์และคุณค่าร่วมของกลุ่มทั้งหมด เพื่อมุ่ง
ไปสู่เป้าหมายอนาคตร่วมกัน เปรียบไปก็เหมือนการกระโดดสปริงบอร์ด ยิ่งออกแรงกระโดดมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งไกลเท่านั้น
ใครบ้างควรเข้าร่วมการประชุมเพื่อคั้นหาอนาคต

ผู้เข้าร่วมประชุมควรมีหลากหลายตั้งแต่ผู้บริหารสูงสุด เจ้าหน้าที่ในทุกระดับและทุกหน่วยในองค์กร บางครั้ง การประชุมอาจเชิญคนนอกเข้าร่วมด้วย จำไว้ว่า ความหลากหลายเพื่อค้นหาอนาคต โดยมองย้อนไปในอดีต สำรวจแนวโน้มปัจจุบัน และอิทธิพลภายนอก พร้อมๆ กับการสำรวจอนาคตขององค์กรด้วยทัศนะที่เปิดกว้าง ในขณะที่การวางแผนยุทธศาสตร์ทั่วไป จะเน้นเฉพาะสถานการณ์ปัจจุบัน และทำการปรับปรุงแผนในอนาคตเพียงเล็กน้อย
องค์กรเราจะไดอะไรเมื่อการประชุมเสร็จสิ้นลง เมื่อการประชุมเสร็จสิ้นลง องค์กรควรจะได้พันธกิจที่ชัดเจน ลู่ทางที่แจ่มชัด สำหรับอนาคตและพันธสัญญาที่แน่นแฟ้นขึ้นจากผู้เข้าร่วมประชุม

อย่างไรก็ตามอย่าลืมว่า “การค้นหาอนาคตที่ดีที่สุด คือ การสร้างมันขึ้นมา”

ในฉบับที่แล้ว เราได้แนะนำหลีกการาและประโยชน์ในการใช้ FSC เป็นเครื่องมือในการประชุมไปแล้ว เราจะมาดูว่า ในการใช้ FSCแ เป็นเครื่องมือนั้น จะมีกระบวนและขั้นตอนการจัดประชุมอย่างไร
อุปกรณ์เบื้องต้นที่ต้อง (ขาดไม่ได้)
-โต๊ะทำงานกลุ่มย่อย 7-10 โต๊ะ ขึ้นอยู่กับจำนวนกลุ่ม และจำนวนทั้งหมด (กลุ่มย่อยไม่ควรเกิน 10 คน)

หลังจากที่เราทำความเข้าใจเรื่องราวของอดีตแล้ว ต่อไปเราจะเคลื่อนเข้าสู่เหตุการณ์ปัจจุบันและอนาคต
-แผ่นพลิก (flip chart) ประจำกลุ่มย่อย)
-ปากกาเมจิกสีต่งๆ ประจำโต๊ะ มีเพียงพอสำหรับผู้เข้าประชุมกลุ่มย่อย
-อื่นๆ แล้วแต่ผู้ดำเนินการประชุมต้องการ
ข้อตกลงเบื้องต้น
-ถือว่าทุกความเห็นและทุกความคิดมีคุณค่าต่อการทำให้การประชุมประสบความสำเร้จ
-พยายามเขียนข้อมูลทั้งหมดลงบนแผนพลิก (flip chart) เพื่อให้ทุกคนไดรับทราบร่วมก้น
-ในกลุ่มย่อยต้องควบคุมเวลาอย่างงเคร่งครัว มิเช่นนั้น จะมีผลกระทบต่อเวลบาในการประชุมกลุ่มใหญ่
-การทำงานต้องอยู่บนพื้นฐานเฉพาะหรือแนวทางที่ไรจกลงร่วมกันเท่านั้น
-การประชุมเน้นที่ความคิดเห็นร่วมกันมากกว่าการปะทะ นั่นคือ ต้องเคารพในความแตกต่างทางความคิด
-ในกลุ่มย่อยให้มีการจัดแบ่งหน้าที่และให้หมุนเวียบสับเปลี่ยนกันเอง โดยมี 1. ผู้ดำเนินการอภิปรายกลุ่ม คอยควบคุมดูแลให้แต่ละคนได้พูดคุยแสดงความคิดเห็น 2. ผู้ควบคุมเวลา อภิปรายภายใต้กรอบเวลาที่กำหนด 3. ผู้จดบันทึก ทำหน้าที่จดบันทึกเรื่องที่พูดคุยให้กระชับและชัดเจน 4. โฆษกกลุ่ม ทำหน้าที่รายงานความคิดเห็นของกลุ่มต่อที่ประชุมใหญ่

ขั้นตอนการประชุม

1. จุดเน้นอยู่ที่อดีต
1) การจัดทำเส้นเวลา (time line) ขอผู้เข้าร่วมประชุม เป็นการทำงานภายในกลุ่มย่อย จะมุ่งหมายเพื่อพัฒนาภาพของบริบทตั้งแต่สังคมในแง่ของประวัติศาสตร์ คุณค่าเกี่ยวข้องกับเรา
1.1 เส้นเวลาของสังคมโลก มีอะไรเกิดขึ้นและทำไมถึงสำคัญ
1.2 เส้นเวลาของสังคมไทย มีอะไรเกิดขึ้นบ้างและทำไมถึงสำคัญ
1.3 เส้นเวลาของตนเอง ที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กับชุมชน สังคึมไทย เหตุการณ์ของโลก
โดยแบ่งตามช่วงเวลา เช่น 2510-2520 , 2520-2530 , 2530-ปัจจุบัน
หลังจากนั้นแบ่งงานให้แต่ละกลุ่มสรุปประเด็น เช่น
-ดูเส้นเวลาของสังคมโลกว่าสามารถบอกอะไรบ้างที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ในประวัติศ่สตร์
-ดูเส้นเวลาอื่นๆ ว่า คุณเห็นอะไรที่เชื่อมโยงกันบ้าง
-ดูเส้นเวลาของประเทศ ว่าสามารถบอกถึงเรื่องอะไรบ้างที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ในประวัติศาสตร์
-ดูเส้นเวลาอื่นๆ ว่าคุณเห็นอะไรที่เชื่อมโยงกันบ้าง
-ดูเส้นเวลาของชุมชนว่า สามารถบอกถึงเรื่องอะไรบ้างที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ในประวัติศาสตร์
-ดูเส้นเวลาอื่นๆ ว่าคุณเห็นอะไรทีเชื่อมโยงกันบ้าง
-ดูเส้นเวลาของบุคคล ว่า สามารถบอกเรื่องราวอะไรให้กับผู้เข้าร่วมประชุม
-ดูเส้นเวลาอื่นๆ ว่าคุณเห็นอะไรที่เชื่อมโยงกันบ้าง เป็นต้น
ให้ตัวแทนกลุ่มย่อยนำเสนอต่อที่ประชุมใหญ่ ได้เรียนรู้อะไรจากอดีตบ้าง

2. จุดเน้นอยู่ที่ปัจจุบัน
2.1 สร้างภาพร่วมของแนวโน้ม ทิศทาง ปัจจัยที่มีผลต่อหัวเรื่องที่ประชุม และจัดลำดับความสำคัญแนวโน้มทั้งหมด (กลุ่มใหญ่ทั้งหมด)
-ทำแผนที่จิตใจ (mind map) เพื่อวิเคราะห์แนวโน้มหรือปัจจัยที่มีผลต่อหัวเรื่องของการประชุม ในการทำแผนที่จิตใจนั้น เป็นการระดมสมอง (ห้ามประเมิน ห้ามขัดคอ) ผู้เข้าร่วมประชุมจะเป็นคนระบุตำแหน่งของแนวโน้มหรือปัจจัย และควรระบุในลักษณะของ “ใคร” และ/หรือ “อะไร”
-เมื่อได้แผนที่จิตใจแล้ว ผู้เข้าประชุมแต่และคน จะให้คะแนนแนวโน้ม หรือปัจจัยที่ (ตนเองคิดว่า) สำคัญ
-รวมคะแนนเพื่อจัดลำดับความสำคัญของแนวโน้ม หรือปัจจัย
2.2 จัดกลุ่มออกตามลักษณะของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อประเมินแนวโน้ม/สถานการณ์ที่สัมพันธ์กับภาระกิจของแต่ละคน (จัดกลุ่มย่อยตามลักษณะผู้มีส่วนได้เสีย)
-ให้แต่ละกลุ่มคัดเลอกแนวโน้มที่เห็นว่าสำคัญข้างต้นและนำมาพิจารณาและจัดลำดับความสำคัญใหม่
-นำเสนอที่ประชุมใหญ่
2.3 ความภูมิใจและเสียใจ เพื่อเปิดโอกาสผู้เข้าร่วมประชุมได้ทบทวนภารกิจของตัวเองในอดีตและปัจจุบัน
-แลกเปลี่ยน “ผลงาน” ที่ทำให้ตนเองมี “ความภูมิใจและความเสียใจ”
-คัดเลือกหัวข้อที่กลุ่มภูมิใจที่สุด 3 ลำดับ และเสียใจที่สุด 3 ลำดับ นำเสนอที่ประชุมใหญ่
2.4 สังเคราะห์

3. จุดเน้นอยู่ที่อนาคต
3.1 จินตนาการอนาคตที่ปรารถนา
-โดยการแบ่งกลุ่มผสม (คละ) ให้แต่ละกลุ่มจินตนาการอนาคตที่ปรารถนา (เกี่ยวกับหัวเรื่องที่ประชุม) ผ่านรูปแบบการแสดงต่างๆ อาทิ การแสดงละคร บทเพลง บทกวี รายการวิทยุ โทรทัศน์ ข่าวหน้าหนึ่ง เป็นต้น และให้แต่ละกลุ่มจับประเด็นที่กลุ่มอื่นนำเสนอา (อะไร และอย่างไร)
3.2 ค้นหาภาพอนาคตร่วม
-ให้แต่ละกุล่มพิจารณาแบ่งจินตนาการออกเป็น 1. ความเห็นร่วม (อะไร) 2. ตัวอย่างที่เป็นไปได้ (อย่างไร)
-นำผลการพิจารณาของแต่ละกลุ่มมารวมกัน และจัดลำดับความสำคัญใหม่
3.3 แผนปฏิบัติการส่วนตัว (กลุ่มสนใจ)
-ผู้จัดประชุมกำหนดประเด็นในแผนปฏิบัติการที่ต้องการให้แต่ละคน (หรือกลุ่มสนใจ) ทำ
งานภายใต้ความเห็นรวม และตัวอย่างที่เป็นไปได้
-จัดทำแผนปฏิบัติการะยะสั้น 3 เดือน ข้างหน้า และรยะยาว 3 ปีข้างหน้า และให้ระบุความช่วยเหลือที่ต้องการด้วย
-นำเสนอ

หมายเหตุ : ขั้นตอนของการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อแสวงหาอนาคตร่วมกันที่นำเสนอในที่นี้ เป็นเพียงหลักการทีปฏิบัติกันมาเท่านั้น โดยปกติ ผู้จัดประชุมมักทำการปรับปรุงให้เหมาะสมกับกลุ่มที่เข้าประชุมและเป้าหมายของการประชุมนั้นๆ

สรุปกระบวนการประชุมและลักษณะของกลุ่มทำงาน
1. ทำเส้นแบ่งเวลา กลุ่มคละ
2. เข้าใจอดีต กลุ่มคละ
3. การหยั่งเห็น ที่ประชุมรวม
4. ทำแผนที่จิตใจ ที่ประชุมรวม
5. มุมมองของผู้ที่มีส่วนได้เสีย
6. สังเคราะห์ ที่ประชุมรวม
7. สังเคราะห์ ที่ประชุมรวม
8. นำเสนอผ่านรูปแบบการแสดง กลุ่มคละ
9. ค้นหาภาพอนาคตร่วม กลุ่มคละ
10. แผนปฏิบัติการตัว (กลุ่มสนใจ) ส่วน/กลุ่มสนใจ
11. แผนปฏิบัติการกลุ่มผู้มีส่วนได้เสีย กลุ่มผู้มีส่วนได้เสีย